Cómo organizar un webinar con herramientas básicas y gratuitas.


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Las restricciones impuestas por las circunstancias para desarrollar reuniones científicas está haciendo que vivamos el auge de los webinars (también llamados webinares o webinarios), una manera de realizar un encuentro a distancia, pero que puede ser igual o más eficaz para la formación y el intercambio de conocimientos que la fórmula presencial.

Un webinar es una reunión organizada en torno a una plataforma digital de comunicación con vídeo en la que se puedan exponer trabajos o ponencias. 

A diferencia de las videoconferencias, los webinars:

 

  • Se orientan a la difusión, y por ello participan no sólo los que intervienen directamente en él, sino una audiencia a la que van dirigidos.

 

  • Han de permitir algún tipo de interactividad con los asistentes, mediante preguntas que se pueden realizar a través del propio sistema de vídeo o mediante chat. 

 

  • Deben incorporar algún sistema básico de realización de la imagen que permita combinar pantallas y mostrar presentaciones.

 

  • Se organizan con una finalidad y por un promotor, con independencia de que se trate de una reunión abierta al conocimiento público o restringida a una audiencia concreta. 

Los webinars se basan en plataformas de videoconferencia, pero no basta disponer de uno de estos servicios para montar uno. Además, es necesario organizar no sólo la parte técnica (el tipo de plataforma y realización de imágen y sonido que se ve a emplear) sino también su programación, duración, dinámica de las intervenciones, moderación… En definitiva, se trata de trasladar al espacio digital los requerimientos habituales de la reuniones presenciales, de los que no se puede prescindir.

Los webinars tienen dos ventajas principales. 

Una es la amplitud y flexibilidad que ofrecen, dado que no rigen los condicionantes espaciales y temporales propios de las reuniones presenciales. Se pueden dirigir a audiencias de todo el mundo, que no tendrán que desplazarse para su asistencia y que podrán asistir desde una mesa de trabajo, un teléfono móvil o el televisor del salón de casa. 

Además, pueden tener lugar a cualquier hora, de manera que como actividad formativa se programan de acuerdo con la más adecuada disponibilidad horaria de asistentes o participantes.

La otra ventaja es su dualidad como herramienta síncrona y asíncrona. Es decir, que se puede asistir en directo, pero también puede quedar grabado para que en cualquier momento se pueda consultar o reemitir. 

Herramientas para un webinar sin complicaciones.

Las herramientas que hoy existen para organizar un webinar son muchas, algunas más específicas que otras, y con distintos grados de sofisticación técnica y de uso. De lo más conocido a lo menos utilizado, aquí hay algunas ideas que pueden servir para organizar estas reuniones a distancia de manera sencilla.

YouTube no es una plataforma que permita organizar webinars de manera completa, pero sí es la plataforma que permite su difusión más amplia. Utilizar este servicio de vídeo para la emisión y conservación de un webinar es una buenísima decisión, pero se requiere organizar un sistema que ofrezca la imagen de la jornada y permita una mínima realización y dinamización. Una cuenta básica de acceso a YouTube ya permite la emisión en directo, y además se acompaña de un sistema de chat que facilita la realización de preguntas o comentarios en vivo. Igualmente es posible restringir mediante clave el acceso de asistentes, con la opción de hacerlo privado.

Algo parecido ocurre con otras plataformas de vídeo como Twitch o Facebook . La primera es muy utilizada en el área de los videojuegos, donde se transmiten partidas en tiempo real. Pertenece a Amazon y ofrece muchas posibilidades técnicas, pero para la emisión de un webinar que no se base en una mera disertación se necesita proporcionar una señal que incorpore un sistema de moderación y realización de video.

El caso contrario es el de Skype , una plataforma usada convencionalmente para hacer videoconferencias, que dispone de capacidades de realización (compartir pantallas, mostrar presentaciones), pero que no es un sistema de emisión de contenidos hacia terceros mediante un link. No obstante, Skype dispone de una gama de herramientas llamadas “Skype para creadores de contenido” que facilita su integración con otros sistemas y plataformas, incluso profesionales, y que es el que estos días utilizan las televisiones de todo el mundo para conectar con sus invitados. Skype pertenece a Microsoft y se integra perfectamente en sus herramientas corporativas, como Outlook o Teams. Pero combinar Skype con YouTube es una de las maneras más sencillas de organizar un webinar con herramientas muy comunes y que la mayoría de los usuarios de Internet ya han empleado alguna vez.

Pero también existen otras herramientas de videoconferencia que sí se han diseñado específicamente para su uso por múltiples usuarios, y que ofrecen posibilidades directas de un uso muy sencillo para organizar webinars.

Una de ellas en Meet , la plataforma de videoconferencia y mensajería de Google, que por eso está asociada a YouTube. Este servicio era hasta hace pocos día privativo de la plataforma G-suite, los servicios de pago de Google, pero con ocasión de la pandemia se ha comenzado a ofrecer, durante un tiempo limitado, gratuitamente a cualquier usuario de Gmail. Las ventajas que ofrece son muchas. Permite la participación de hasta 100 participantes en una misma videollamada, y puede mostrar hasta 16 de ellos en pantalla al mismo tiempo. Además, ofrece un sistema de gestión de invitaciones mediante link y automatiza la emisión por YouTube. También dispone de y múltiples opciones añadidas, como su integración con calendarios o la gestión avanzada de las características estéticas de la emisión.

La plataforma más empleada en estos momentos para esta tipo de utilidades es, sin embargo, Zoom . Ha emergido como un estándar para las videoconferencias familiares y profesionales, pero también es una buena solución para montar webinars, una herramienta muy completa y versátil. Sus capacidades dependen de la versión que se emplee, pero ya desde la opción gratuita se pueden crear reuniones con hasta 100 participantes en simultáneo, aunque con un máximo de 40 minutos por reunión. Las versiones Pro, Business y Enterprise suben el número de posibles asistentes hasta 1.000. Ofrece la posibilidad de organizar una reunión separando participantes y asistentes (a los que no se verá en pantalla), y grabarla para su posterior difusión.

Los webinars no son ninguna novedad, y de hecho existen desde hace tiempo plataformas específicas para organizarlos. Unas de las más clásicas son WebinarJam y GoToWebinar . Ambas están diseñadas concretamente para esta utilización, pero se dirigen al mercado empresarial y han de adquirirse planes de uso con precios considerables. 

Organizar un webinar no es sólo disponer la parte técnica. Además se necesita incorporar una dinámica de organización de las intervenciones, moderación y dinamización del encuentro que también ha de estar adaptada al formato digital y en pantalla. Hay que saberlo difundir, promocionarlo, crear unos contenidos adecuados a la finalidad y guionizar su desarrollo. Las posibilidades son ilimitadas, y sin duda nos adentramos en una era en la que esta modalidad de reunión se va a hacer absolutamente habitual.